La implementación de un sistema se puede lograr siguiendo estos sencillos pasos, este articulo te ayudara a optimizar tiempos y objeciones.
1. Comenzar lo antes posible
Es importante que una vez que hayas concretado la decisión de incorporar el nuevo Software, comencemos lo antes posible con la planificación del proyecto de implementación del sistema, siempre con el respaldo de la experiencia del proveedor en implementaciones similares.
Generalmente las excusas son la falta de tiempo, las urgencias del día a día o la resistencia al cambio. Sin embargo, ya decidimos adquirir el software y la única forma de que este comience a formar parte de la empresa es implementando lo antes posible, haciendo que los colaboradores pierdan el miedo al cambio y se familiaricen con la herramienta, promoviendo las ventajas que les traerá en sus actividades cotidianas.
2. Priorizar el proyecto
Es muy importante que los directivos de la empresa y los líderes del proyecto comuniquen a todo el equipo el valor de la decisión tomada, involucrándolos en el proceso, generando confianza y reduciendo la incertidumbre. Para lograrlo, una buena forma de hacerlo es compartir los objetivos, propósitos y alcances. La transparencia de la información es fundamental para cumplir con las expectativas que se buscan con este cambio. Aquí remarcamos la importancia de la prioridad en cuanto a la asignación de recursos y tiempos.
3.Promover la solución seleccionada y al proveedor entre tu equipo
Como ya hemos dicho involucrar a los colaboradores es fundamental para una implementación del sistema exitosa; por lo que recomendamos realizar una reunión con todo el equipo para dar a conocer el detalle del proyecto y al proveedor seleccionado. Esto favorecerá a que se sientan parte del proceso de cambio desde el comienzo y puedan despejar todas sus inquietudes. También podrán realizar aportes de gran valor, compartiendo experiencias o visiones sobre el tema.
Es importante para tus colaboradores que haya un rumbo definido, es decir que el proyecto tenga un orden y una estructura clara que los ayude a no perderse en el camino entre sus responsabilidades actuales y el cambio. Otro punto relevante para reforzar en esta reunión es comunicar los beneficios del proyecto para la empresa en general y con visión al futuro.
4.Capacitar y comprometer a tu equipo
El equipo es un elemento clave para el éxito del proyecto de implementación del sistema, es por eso destacamos la importancia de contar con líderes comprometidos con el mismo. Este equipo será quien tenga un contacto diario con tu proveedor, facilitándole toda la información que requiera. Además será responsable de hacerle llegar los requerimientos de la empresa, de manera clara y objetiva, para obtener un resultado acorde a lo esperado. Si es necesario capacitar al equipo en algún tema desconocido, hagámoslo: lo agradecerán con un gran compromiso en el proyecto.
5. Migración de la información
El siguiente paso de la implementación es la migración de datos o la transferencia de todos los registros e información al nuevo sistema. Muchas organizaciones almacenan sus registros de clientes, proveedores y activos físicos en múltiples formatos y bases de datos que contienen errores e información innecesaria.
Estos datos deben revisarse y editarse para verificar su precisión y uniformidad antes de que comience la migración.
Cuando los datos se han actualizado y verificado, el analista de aplicaciones migra los datos al nuevo sistema. Este paso implica configurar nuevas bases de datos, mapear campos de bases de datos entre los sistemas antiguos y nuevos, y transferir los datos.
6.Establecer un plan de seguimiento
Si bien como comentamos en el punto anterior es muy importante el compromiso del equipo, esto no es razón para que la Dirección General no se involucre al 100% en el proyecto. Al contrario, es fundamental que estén en conocimiento de los avances, basándose en un plan de seguimiento semanal que los informe de la situación actualizada, objetivos cumplidos, algún posible desvío y mejoras que se pueden realizar.
Este punto nos asegura que el proyecto se está llevando con altos niveles de calidad, con requerimientos concretos y con la motivación necesaria hacia el equipo de trabajo, de este modo podrás asegurarte en cada paso que vas por el camino correcto hacia los objetivos definidos.
7. Los desafíos
El principal desafío que generará la incorporación de un software, será el cambio en la cultura de tu organización. Una vez implementado puede que los procesos y procedimientos internos cambien de manera importante.
Esto no es grave ya que contribuirá al crecimiento de la empresa y al cumplimiento de las metas establecidas. Para que suceda se requiere además de un sistema acorde a las necesidades, un equipo de trabajo motivado, comprometido y capacitado.
Recordemos al momento de decidir por un software, encontrar a un proveedor que pueda acompañarnos en todo el proceso de cambio, y no solo que nuestra empresa tenga que adaptar algunos procesos para mejorar, sino que el sistema pueda adaptarse: no todo lo que tenemos hecho tiene que estar mal, como suelen decirnos.
Los sistemas ASPEL cuentan con software de gestión para industrias, comercios y empresas, capaz de adaptarse a cada necesidad empresarial. Simplificamos la integración de todos los procesos del negocio, maximizando su capacidad de respuesta ante los desafíos empresariales.